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办公室工作—案例、方法与技巧(第二版)电子书

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作       者:李正春 编著

出  版  社:暨南大学出版社

出版时间:2016-12-01

字       数:28.4万

所属分类: 经管/励志 > 管理 > 管理学

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本书选择一些具有典型性,或者给自己留下深刻印象,并能给人以启示的案例,以及行之有效的办事技巧、经验等写成文章,并加以评述,这就是秘书工作的案例分析。 本书共分“秘书的素养”、“与领导相处的艺术”、“信息管理”、“调查研究”、“参谋与辅助决策”、“督查工作”、“文书工作”、“档案管理”、“会议组织”、“信访工作”、“协调工作”、“秘书人员的公关意识”、“事务工作”、“保密工作”、“秘书的应聘技巧”十五个部分,共选取70多个案例,每个案例后都有相关的评述,既有正面的经验,也有反面的教训,对秘书工作从业人员颇具启迪意义。 本书既适用于在一线工作的秘书们,也适用于大中专院校秘书专业的教师和学生,对有志于从事秘书工作的青年也是一本较好的自学参考书,可与《秘书学与秘书实务教程》配套使用。<br/>【作者】<br/>     李正春,苏州科技大学人文学院教授,主要从事中国古代文学和秘书学研究,在《江苏社会科学》《江汉论坛》《福建论坛》《南京社会科学》《学术交流》《中国古代、近代文学研究》等杂志上发表论文40余篇。主持和参与国家、省部级科研项目3项,主持“十一五”国家课题“我国高校应用型人才培养模式研究”子课题“高校本科层次秘书人才培养模式研究”、江苏省汉语言文学(函授)“特色专业”建设项目1项。著有《唐代组诗研究》,主编《秘书学与秘书实务教程》《办公室工作:案例、方法与技巧》《秘书学专业实训教程》《应用文写作与例文剖析》(卓越教师培养计划系列教材)、《中国文化概论》等教材。<br/>
目录展开

第2版前言

第1版前言

1 秘书的素养

一、做好“我”自己

(一)要有善于学习的精神

(二)要有甘居幕后的精神

(三)要具有很强的写作能力

(四)要具有很高的政治理论水平

二、“善谋”——秘书的必备素质

三、当好领导的身边人

(一)要当好领导的“身边人”,必须求真弃假

(二)要当好领导的“身边人”,必须务实避虚

(三)要当好领导“身边人”,必须倡廉肃贪

四、善于“说话”与“听话”

五、秘书语言表述“十忌”

六、学会分辨电话里的声音

七、不为情绪所困

(一)自我鼓励法

(二)逆情思维法

(三)环境调节法

(四)能力代偿法

(五)动机升华法

(六)活动转移法

八、企业秘书要懂法

九、秘书应该严格要求自己

十、保持亲和

十一、抢占风头

十二、小冯与小谢

十三、责任心是秘书第一素质

2 与领导相处的艺术

一、学会投石问路

二、贵在勤奋

三、谨防粗心

四、巧言“进谏”

(一)因人用智

(二)动之以情

(三)因势用智

五、兑现承诺

六、领会领导的暗示

七、秘书应有委曲求全的肚量

八、克制性格弱点

九、防止越位

十、秘书汇报方式“四忌”

(一)忌汇报不得要领

(二)忌汇报中掺杂个人恩怨

(三)忌事实与个人推断混为一谈

(四)忌语言逻辑混乱

十一、甘当配角

十二、怎样与领导建立和谐融洽的关系

(一)准确定位,绝不越位

(二)除了尊重,还是尊重

(三)主动辅助,拾遗补阙

(四)根据领导作风,确定自己的行事风格

(五)根据领导关心的对象,设计自己的外在形象

(六)了解领导的好恶,减少摩擦

(七)批评领导,要讲究方法

(八)韬光养晦,大智若愚

十三、秘书与领导之间

3 信息工作

一、信息预测的常用方法

(一)经验预测法

(二)系统预测法

(三)潜在预测法

(四)相关预测法

(五)引申预测法

(六)类比预测法

(七)比例预测法

二、严肃慎重地处理数字信息

三、为领导提供高层次信息

(一)提供“对路”信息

(二)立足部门,提供特色信息

(三)抓住时机,提供“热点”信息

(四)高瞻远瞩,提供“超前”信息

(五)追踪反馈,提供“全息”信息

(六)兼顾好坏,提供“喜忧”信息

四、苏珊的信息之“道”

(一)着眼领导工作,做到有效辅助

(二)放眼日常事务,做到未雨绸缪

(三)主动承担任务,做到有效沟通

(四)重视信息反馈,做到适时跟进

五、上报信息的数据统计要科学

六、两则信息引发的不同结果

七、一次紧急信息报送失实事件的启示

八、新媒体背景下信息服务的策略

(一)充分认识新媒体环境下的信息传播特点

(二)新媒体环境下秘书信息服务的策略

4 调查研究

一、秘书怎样做好调查研究工作

二、调查研究应遵循实事求是、为公为民的原则

三、秘书在主持座谈会时插话的艺术

四、改进调研作风,讲究调研方法

五、报喜与报忧

六、前“热”后“冷”

七、调查研究应把握的“十二要素”

八、做好调查研究工作需处理好六方面关系

九、秘书调查研究的“六求”

十、做好调查研究应把握“四个三”

(一)围绕“三点”选定课题

(二)把握“三点”开展调查

(三)“三个结合”写好调研报告

(四)“三条渠道”促成转化

5 参谋与辅助决策

一、认识领导的性格与气质

二、学会“补台”

三、审时度势,随机应变

四、雪中送炭

五、三篇古文的启示

六、适应“强将”,尊重“弱将”

(一)适应“强将”

(二)尊重“弱将”

七、巧妙应对领导的“你看着办吧”

八、秘书参谋的六种方式

(一)渗透到计划方案之中

(二)融进领导讲话稿中

(三)体现在请示或汇报工作中

(四)暗含在提醒或暗示性进谏中

(五)糅进工作日程安排中

(六)写进调研报告中

九、如何为领导出谋划策

十、善谏是秘书重要的必备技能

6 督查工作

一、督查工作的五点要求

二、突出会议决定事项的督查重点

三、办理领导批示件的“十法”

1.跟踪督查

2.暗中察访

3.牵头协调

4.主动帮办

5.回访验收

6.举一反三

7.追踪因果

8.结合互补

9.综合分析

10.研究积累

四、从一则成功案例看督查工作“五要素”

五、秘书督查工作“三忌”

六、督查工作如何破“四难”

七、创新督查方法,提高督查效率

八、决策督查要处理好“十个关系”

九、督查工作要“四个到位”

十、督查工作亟待矫正的“四重四轻”

7 文书工作

一、正确理解领导对文件的“圈阅”

二、准确理解“同意”“拟同意”“原则同意”三种签批意见

三、文件处理中应该防止出现的四种做法

(一)越“口”批文

(二)向领导个人行文“请示”

(三)文件归个人所有

(四)机要信函“脱轨”运行

四、催请领导阅批公文的方法

五、起草领导讲话“五忌”

(一)忌意图不明

(二)忌老生常谈

(三)忌虚话连篇

(四)忌写法死板

(五)忌不合口味

六、工作总结常见病十种

(一)平铺直叙

(二)面面俱到

(三)牵强附会

(四)削足适履

(五)高谈阔论

(六)含糊不清

(七)千篇一律

(八)诗意十足

(九)结构混乱

(十)篇幅冗长

七、办理批办件要细心

八、文书工作检查的方法

(一)检查的组织形式

(二)检查的主要内容

(三)检查与评比方法

九、正确选择上报公文的文种

十、如何整理好领导的讲话

(一)抓紧记录

(二)及时分类

(三)引起联想

(四)借机引导

十一、如何写口头汇报提纲

(一)分步安排,按序进行

(二)主次分明,突出重点

(三)考虑周全,有备无患

一、情况分析

(二)目的与种类

(三)主题

(四)设备

二、写出初稿

(二)草拟初稿

(三)修改初稿

1.肯定文章中的事实是重要、必要、准确的。

三、试讲

四、善后工作

十二、一起伪造国家机关公文案引发的思考

十三、新旧公文格式差异

(一)新旧机关公文格式的显著区别

1.进一步明确装订要求

2.调整公文格式要素的内容

3.科学定义公文版头

4.改变密级和保密期限、紧急程度的标注位置

5.标题中“发文机关名称”为必要项

6.改变签发人的标注方式

7.必须标注发文机关署名,成文日期使用阿拉伯数字

8.明确版记中分隔线的粗细,调整文字的字号

9.明确了页码的标注方法

(二)新《格式》存在的几个问题

1.对密级和保密期限之间的间隔标注自相矛盾

2.党、政机关公文版头中的分隔线是否应该有所区别

3.某些表述不甚严谨

4.纪要是否需要加盖印章

5.发文通知究竟采用何种字体

8 档案管理

一、认真做好文书档案工作

二、确保档案安全

三、认真执行《档案法》,严肃查处违法行为

四、加强领导档案管理意识

五、重视档案管理工作,做到防患于未然

六、开发利用现有的档案资源,实现档案的价值

七、几起违法案例的启示

八、文件归档

9 会议组织

一、会议室巧安排

二、真实地拟写会议通知

会议通知

三、充分做好会前准备

四、组织会议应注意“时间管理”

会议之前:

会议之后:

五、协助领导开好会议

会前准备阶段:

会中控制阶段:

会末决策阶段:

六、不做“画蛇添足”的事情

七、从一次不和谐的表彰大会所想到的

八、秘书工作时时、处处要讲政治

九、文秘工作者要不断加强学习

十、英特尔的开会文化

十一、牢记会议服务的“三字经”

十二、会务工作易疏忽处及对策

十三、会务工作“四字诀”

(一)周密筹划决策——突出一个“谋”字

(二)充分做好准备——突出一个“细”字

(三)科学组织实施——突出一个“活”字

(四)注重勤俭朴实——突出一个“简”字

10 信访工作

一、给信访者“号脉”

(一)紧张怯懦心理

(二)疑虑、试探心理

(三)幻想、投机心理

(四)掩饰、欺骗心理

(五)偏激、激愤心理

(六)社会赞许心理

二、给群众写复信

(一)鼓励信

(二)解答信

(三)交代信

(四)疏导信

(五)说服信

(六)稳定信

(七)说明致歉信

(八)询问信

(九)感谢信

三、用关怀和爱护对待干部诉求

四、注重信访调查,把信访苗头制止在萌芽状态

1.做到“四个坚持”

2.发挥“三个作用”

3.理顺“两种关系”

4.提高“一个水平”

五、信访督查的作用及方法

六、新加坡处置群体性事件“三部曲”

11 协调工作

一、顾全大局,维护领导威信

二、秘书的传话技巧

(一)分析传话内容——只传那些该传的话

(二)抓住传话要点——保证领导获得准确的信息

(三)选择传话时机——使领导有一个良好的受话环境

(四)适度讲究礼节性言辞——融洽领导之间的感情

(五)在叙述中显出评价——激励领导奋发向上

(六)舍弃某些言辞——防止领导之间产生矛盾

三、秘书应有正确的角色定位

四、秘书的缓冲技巧

(一)要搞“等距离外交”

(二)要善于“找台阶”

(三)偶尔也需“难得糊涂”

(四)把握“以静制动”

(五)多一点“人情味”

(六)来点“偷换论题”

五、协调工作切忌过分自信

六、交谈中巧用逻辑避冲突

(一)推理要注意找准突破口

(二)推理要做到针锋相对

(三)推理要注意“偷换概念”

(四)推理要注意联系实际

七、要善于为他人提供“台阶”

(一)挽对方面子作“台阶”

(二)调侃自嘲自找“台阶”

(三)用假设给人提供“台阶”

(四)以幽默语言作为“台阶”

(五)用暗示给人找“台阶”

(六)不露声色提供“台阶”

八、善于透过现象看问题

九、当有领导在你面前非议其他领导时怎么办

(一)要有是非观念

(二)要抛开得失心

(三)要善于补事

(四)要谨防由“知己”变“异己”

十、总工病了

十一、不吃“独食”

十二、秘书的协调艺术

十三、从王熙凤管理宁国府谈起

12 秘书的公关意识

一、用真情实意感动人

二、谨防仿效而掉入“陷阱”

(一)比尔公司的公关困惑

(二)积极与消极的选择误区

三、公关活动需精心策划

四、公关策划的技巧

(一)传播媒介的宣传法

(二)欲擒故纵法

(三)主动进攻法

(四)“晕轮效应”法

(五)重塑形象矫正法

(六)巩固维系法

(七)开拓创新法

(八)寓教于乐策划法

五、善于辨析“弦外之音”

六、公关谈判中的“好道具”

(一)故意透露信息

(二)虚拟竞争者

(三)暗中计算

七、学会拒绝

八、公众演说中突然出现“短路”怎么办

(一)提问法

(二)重复法

(三)装饰法

(四)跳跃法

(五)即兴法

(六)速决法

九、谈判桌上的策略

(一)以退为进的策略

(二)声东击西的策略

(三)绵里藏针的策略

(四)讨价还价的策略

1.报价的策略

2.还价的策略

(五)休会的策略

十、秘书应处理好十大关系

(一)要处理好上与下的关系

(二)要处理好左与右的关系

(三)要处理好大与小的关系

(四)要处理好主与次的关系

(五)要处理好方与圆的关系

(六)要处理好急与缓的关系

(七)要处理好虚与实的关系

(八)要处理好远与近的关系

(九)要处理好高与低的关系

(十)要处理好补位与越位的关系

十一、当领导遇到困难或公司出现危机时怎么办

十二、一张订单

13 事务工作

一、认清授权,提高办事效率

二、如何处理领导交办的非公务性事宜

三、冷静处理突发事故

四、妥善处理“家属参政”问题

五、接打电话的技巧

六、秘书合理挡驾“三要诀”

七、克服用印的十种消极心理

(一)迷茫心理

(二)麻痹和懒惰心理

(三)唯上是从心理

(四)从众心理

(五)特权心理

(六)交易心理

(七)私利心理

(八)轻视心理

(九)侥幸心理

(十)搪塞应付心理

八、秘书要“分身有术”

九、协助领导管理时间

(一)过滤筛选式

(二)暗示提醒式

(三)合并分割式

(四)规划预控式

十、先来后到

十一、违规用印的后果

十二、电话号码

十三、压缩会议

十四、小李错在哪里

十五、值班工作“五字诀”

(一)做好值班工作,首要是“严”

(二)做好值班工作,前提是“实”

(三)做好值班工作,基础是“细”

(四)做好值班工作,关键是“快”

(五)做好值班工作,根本是“深”

14 保密工作

一、严格控制泄密渠道

二、加强涉密档案的保护

三、泄密事件的负效应

四、泄密的心理动因

(一)欲望的驱使

(二)情感冲动

(三)注意力分散

五、构筑保密大堤

六、加强办公自动化的保密

(一)计算机的保密漏洞

(二)电话、传真机等电子通信设备的保密漏洞

(三)打印设备的保密漏洞

(四)文字档案和音像资料录制保存的保密漏洞

七、同学聚会上的炫耀

八、真实的谎言

九、不知该说什么好

十、“速效救心丸”泄密事件的启示

十一、秘书人员的保密艺术

15 秘书的应聘技巧

一、秘书应聘应讲究技巧

二、扮演好自己的特定角色

三、第十二个应聘者

四、两次秘书求职经历

五、招聘者需要的求职信

六、勿把求职简历当商品广告写

(一)直抒胸臆表达求职愿望

(二)用经历和实力作为求职愿望的支撑

(三)爱好与特长要支持求职愿望

(四)细化量化你的成绩

(五)自我评价可以不写

七、国有企业对秘书人才的要求

(一)“硬件”方面的要求

(二)“软件”方面的要求

八、董事长秘书招聘条件

1.岗位职责

2.任职资格

附录一:宝钛集团有限公司招聘党办秘书例题选析

附录二:秘书应聘面试五十题

附录三:女秘书,你能晋升管理决策层吗

测试题目:

附录四:如何与难缠的老板打交道

一、粗鲁型

二、工作狂型

三、“软骨病”患者

四、至善论者

五、冷酷型

参考文献

后记

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