行政办公技能修炼:工作事务 办公自动化 文书写作电子书

内容提要

前言

第1篇 工作事务篇

第1章 从零开始：办公室工作必知

1.1 办公室人员的职场生涯规划

1.1.1 办公室人员的岗位划分

1.1.2 办公室人员的就业形势

1.1.3 办公室人员的个人素质

1.2 办公室人员开展工作的总体原则

1.2.1 做好工作的时间管理

1.2.2 开展工作的步骤

1.2.3 处理工作的优先顺序

1.3 办公室人员工作的常见方法

1.3.1 请示与报告方法

1.3.2 计划与总结方法

1.3.3 授意与传达方法

1.3.4 变通方法

1.3.5 说服与拒绝方法

1.3.6 倾听方法

1.4 办公室人员的基本礼仪要求

1.4.1 服饰要求

1.4.2 仪态要求

1.4.3 语言要求

提高与练习

第2章 常见事务处理：办公室工作很简单

2.1 接打电话

2.1.1 接打电话的流程

2.1.2 接打电话的原则

2.1.3 接打电话的要求

2.1.4 处理意外电话的方法

2.2 邮件收发

2.2.1 邮件接收的流程和具体步骤

2.2.2 邮件寄发的事项说明

2.2.3 领导不在时处理邮件的方法

2.3 文件收发

2.3.1 收文处理

2.3.2 发文处理

2.3.3 文件立卷

2.4 日程安排

2.4.1 日程安排的内容

2.4.2 日程安排的要求

2.4.3 不同日程安排表的制作

2.4.4 日程安排的注意事项

2.5 印信管理

2.5.1 了解印信

2.5.2 印信的使用

2.5.3 印信的保管规则

2.5.4 印信管理中的注意事项

提高与练习

第3章 沟通与协调：让职场人士不被孤立

3.1 沟通的作用与分类

3.1.1 沟通的作用

3.1.2 沟通的不同类型

3.2 沟通的方法

3.2.1 与领导的沟通

3.2.2 与下级的沟通

3.2.3 与其他人的沟通

3.3 沟通的技巧

3.3.1 了解沟通的对象

3.3.2 谨记沟通的原则

3.3.3 沟通过程中对说的要求

3.3.4 沟通过程中对听的要求

3.4 协调的类型

3.4.1 按协调的内容划分

3.4.2 按协调的范围划分

3.4.3 按协调的维度划分

3.4.4 按协调的方式划分

3.5 协调工作的方法

3.5.1 基本方法

3.5.2 常用方法

3.6 人际协调

3.6.1 向上协调

3.6.2 向下协调

3.6.3 上下级间的协调

3.6.4 大众关系协调

3.6.5 人际协调的艺术

提高与练习

第4章 会务工作：办公室工作的重点

4.1 会前筹备

4.1.1 制订会议规划

4.1.2 发布会议通知

4.1.3 准备会议文件

4.1.4 准备会议用品和相关设备

4.1.5 布置会场

4.2 会中服务

4.2.1 进行会议场前服务

4.2.2 做好会议场内服务

4.2.3 安排会议场外服务

4.3 会后工作

4.3.1 合影留念与餐会

4.3.2 送别与善后

4.3.3 撰写会议纪要

4.3.4 做好会议总结

4.3.5 整理会议文件

提高与练习

第5章 接待与差旅：掌握安排技能

5.1 接待客人

5.1.1 接待的计划安排

5.1.2 接待的礼仪要求

5.1.3 客人的返程安排

5.2 参加商务活动

5.2.1 商务会见（会谈）

5.2.2 商务宴请

5.2.3 商务参观

5.2.4 典礼仪式

5.2.5 商务谈判

5.2.6 签字仪式

5.3 差旅安排

5.3.1 行程规划

5.3.2 食、宿、交通安排

5.3.3 票务

5.3.4 应急处理

5.3.5 票据登记与报销

提高与练习

第6章 档案与保密：做得好保管，守得住机密

6.1 档案管理

6.1.1 档案的收集与鉴定

6.1.2 档案的分类与整理

6.1.3 档案的储存与保管

6.1.4 档案的保密、借阅与销毁

6.1.5 电子档案与其他档案的储存管理

6.2 办公室保密事宜

6.2.1 保密工作的特点和意义

6.2.2 保密工作的保密对象

6.2.3 办公室的“十不”保密要求

6.2.4 预防泄密的措施

提高与练习

第7章 其他事务：全方位职能发挥

7.1 督查工作

7.1.1 督查的特点与作用

7.1.2 督查的原则和内容

7.1.3 督查的形式

7.1.4 督查的工作程序

7.2 调查研究

7.2.1 调查研究的特点

7.2.2 调查研究的步骤

7.2.3 调查研究的方法

7.2.4 撰写调研报告

7.2.5 评估调研结果

7.3 危机公关

7.3.1 危机的特征与类型

7.3.2 危机发展的阶段

7.3.3 危机公关的处理原则

7.3.4 应对危机的具体措施

7.3.5 危机公关中的沟通策略

7.3.6 预防危机的措施

提高与练习

第2篇 办公自动化篇

第8章 使用Office办公软件：加快办公速度

8.1 Word文档编辑技巧

8.1.1 快速输入公司全名

8.1.2 快速删除下载文档中的回车符

8.1.3 如何让复制的网页文字格式正常

8.1.4 快速设置大字号和下划线

8.1.5 制作背景透明的图片

8.1.6 自动为跨页表格添加表头

8.1.7 图文混排的常用方法

8.1.8 快速设置文档文字水印效果

8.1.9 使用样式快速排版长文档

8.1.10 自动提取目录

8.1.11 设置多样的页眉和页脚效果

8.1.12 文档的加密和解密

8.2 Excel表格处理技巧

8.2.1 快速输入身份证号码等特殊数据

8.2.2 快速输入相同或有规律的数据

8.2.3 快速设置和清除单元格样式

8.2.4 自制下拉菜单快速输入性别

8.2.5 禁止不符合条件的内容输入

8.2.6 自动提醒到期合同

8.2.7 快速查找重复数据

8.2.8 排序混乱的多表格数据合并

8.2.9 复制计算好的公式值

8.2.10 数据透视表的使用

8.3 PPT演示文稿制作技巧

8.3.1 寻找合适的PPT模板、素材

8.3.2 PPT字体、字号搭配技巧

8.3.3 PPT颜色搭配技巧

8.3.4 PPT图片的选择及使用禁忌

8.3.5 PPT页面布局

8.3.6 PPT母版使用详解

8.3.7 PPT动画使用策略

8.3.8 导出为PDF格式或视频

提高与练习

第9章 使用其他办公工具与软件：多方位提升工作能力

9.1 笔记管理软件

9.1.1 添加笔记

9.1.2 管理笔记

9.2 PDF文件管理软件

9.2.1 添加文件批注

9.2.2 将PDF文件转换为Word文档

9.3 压缩与解压软件

9.3.1 压缩文件

9.3.2 解压文件

9.3.3 压缩文件并加密

9.4 图像处理软件

9.4.1 去除图像背景

9.4.2 添加图像边框

9.4.3 添加公司Logo

9.4.4 调整图像色彩

9.4.5 修复图像瑕疵

9.5 好用的在线工具及其功能推荐

9.5.1 云盘——存储文件

9.5.2 百度脑图——制作思维导图

9.5.3 秀米——制作电子邀请函

9.5.4 腾讯文档——多人在线办公

提高与练习

第10章 使用办公设备：办公室工作的“硬”技能

10.1 打印机的使用

10.1.1 打印机的分类

10.1.2 打印机的使用方法

10.1.3 激光打印机使用过程中的常见问题及处理

10.2 复印机的使用

10.2.1 复印机的操作步骤

10.2.2 复印机的保养方法

10.2.3 复印机使用过程中的常见问题及处理

10.3 传真机的使用

10.3.1 传真机的使用方法

10.3.2 传真机的清洁管理

10.3.3 传真机使用过程中的常见问题及处理

10.4 扫描仪的使用

10.4.1 扫描仪的操作步骤

10.4.2 扫描仪的使用注意事项

10.4.3 扫描仪使用过程中的常见问题及处理

10.5 多功能一体机的使用

10.5.1 使用一体机复印文件

10.5.2 多功能一体机的清洁

10.5.3 多功能一体机使用过程中的常见问题及处理

10.6 投影仪的使用

10.6.1 投影仪的投影方式及安装

10.6.2 投影仪的使用方法

10.6.3 投影仪的维护

提高与练习

第3篇 文书写作篇

第11章 日常办公类文书：文书写作轻松起步

11.1 公文写作基础

11.1.1 办公室公文的语言要求

11.1.2 办公室公文的用纸和版面

11.1.3 公文的写作格式

11.1.4 办公室公文的行文规则

11.2 决议型文书写作

11.2.1 决定

11.2.2 决议

11.2.3 命令（令）

11.3 告知型文书写作

11.3.1 通报

11.3.2 通知

11.3.3 通告

11.3.4 公告

11.3.5 公示

11.3.6 声明

11.4 上下往来型文书写作

11.4.1 请示

11.4.2 报告

11.4.3 意见

11.4.4 批复

提高与练习

第12章 规章事务类文书写作：做好制度管理，事务轻松处理

12.1 规章型文书写作

12.1.1 办法

12.1.2 条例

12.1.3 规定

12.1.4 细则

12.2 事务类文书写作

12.2.1 公函

12.2.2 安排

12.2.3 计划

12.2.4 总结

提高与练习

第13章 商务社交类文书写作：主客俱欢，尽显周到细心

13.1 商务活动文书写作

13.1.1 请柬

13.1.2 欢迎词

13.1.3 答谢词

13.1.4 开幕词

13.1.5 演讲稿

13.2 社交文书写作

13.2.1 慰问信

13.2.2 感谢信

13.2.3 表扬信

13.2.4 贺信（电）

提高与练习